Herramientas para hacer seguimiento II: El cuadro de mando personal (cont.)

Continúo compartiendo contigo esta semana mi experiencia con el cuadro de mando personal

 

¡Hola cambiadora! ¿Cómo ha ido tu semana? ¿Cómo estás, cambiador? El artículo de esta semana te llegará un poco tarde si estás en España, en la madrugada del martes, en lugar del lunes. Pero esta semana estoy de vacaciones en Colombia, visitando a mi familia, y por ello para mí aún es la noche del lunes.

 

La semana pasada comenzamos a hablar del cuadro de mando personal como herramienta fundamental de seguimiento, para ejecutar tu visión o estrategia vital o tus proyectos de cambio y mejora.

 

Aunque te recomendé entonces el libro Búscate la vida: Coaching y Cuadro de Mando Personal para ser más feliz para ayudarte a determinar tu visión, esta semana he encontrado este artículo que te puede ayudar a llegar allí en menos tiempo. Te recuerdo que aunque no tengas aún una estrategia vital, el cuadro de mando personal también te puede ayudar a hacer seguimiento de tus planes de cambio, utilizando indicadores de gestión de proyectos personales concretos.

 

En cualquier caso, el hacer seguimiento y medir tus progresos es lo que te permite mantenerte alerta sobre los avances y aprendizajes de las cosas que son importantes para tí, y saber que les estás dedicando el tiempo que se merecen, además de corregir tu plan a tiempo cuando lo necesites.

 

 

 

La herramienta del cuadro de mando personal:

 

A partir de mis experiencias con cuadro de mandos corporativos, me he creado una herramienta de cuadro de mando personal que me permite monitorizar a diario mis progresos en mi estrategia vital y proyectos de cambio. En ella incluyo desde indicadores – como el peso, o los gastos diarios o el desvío de esos gastos contra el presupuesto, o los suscriptores al blog – hasta el control de hábitos a implantar – como minutos diarios de ejercicio o de meditación o páginas a estudiar – pasando por la ejecución de tareas completas de mi plan, o por la revisión de cómo vivo mis valores – contabilizando, por ejemplo, a cuantas personas he podido ayudar en un día. Como ves, incluyo aspectos de salud, desarrollo personal, finanzas, interesados, aprendizajes y proyectos específicos.

 

Los aspectos fundamentales de esta herramienta que resultan de utilidad para mí son:

  • Las pistas visuales: He incorporado semáforos a cada indicador, lo que me permite de un vistazo ver si voy bien o mal en una semana determinada en ejecutar lo que es importante para mí.
  • La revisión periódica: Puedo ver en un sólo sitio todo lo que es necesario que haga en un día para avanzar en mis proyectos o en mi estrategia vital. No necesito más que una alarma en el móvil 3 veces al día para recordarme lo que aún me queda por hacer en términos de rutinas diarias, y son revisiones muy rápidas. Por supuesto que sigo necesitando un calendario para mis citas y una lista de tareas que reviso también varias veces al día, pero todas las rutinas diarias importantes quedan fijadas en el cuadro.

 

He adaptado mi herramienta a un modelo genérico que puedes empezar a utilizar desde este momento para crearte tu cuadro de mando personal.

 

Comparto contigo una hoja de cálculo con un ejemplo del cuadro de mando personal en el área de acceso exclusivo para suscriptores, que confío te sirva para trabajar tu seguimiento. Si aún no te has suscrito, ¿a qué esperas?

 

Herramienta cuadro de mando personal de ejemplo
Herramienta cuadro de mando personal de ejemplo

 

He fusionado los cuatro aspectos del cuadro de mando que comentamos la semana pasada (formación y crecimiento, procesos internos, interesados y finanzas) con las diez áreas vitales que te recomendaba trabajar en la estrella de la mejora. He incluido además algunos indicadores de ejemplo,con formatos parametrizados, para que puedas copiar el formato.

 

En mi opinión, hay dos tipos de indicadores:

  • Los que mides con una opción de Sí/No: Como si has ejecutado hoy o no alguna tarea de tu proyecto de cambio
  • Los que mides con un número: Que puede que te interese que sea menor que algo (como el peso o las calorías a ingerir en un día, que quieres que sean menores que las quemadas) o mayor que algo (como los minutos de ejercicio diarios)

 

En la herramienta tienes un ejemplo de cada tipo. En el caso que el indicador sea Sí/No, el semáforo está parametrizado para que se ponga verde con el sí y rojo con el no. Eso obliga que cada objetivo de ese tipo que te pongas tenga que tener una redacción en positivo. Por ejemplo, no sirve ponerte como objetivo “No fumar hoy”, porque entonces tu pregunta de control será: “¿he fumado hoy?”, y la respuesta del “sí” no se correspondería con el color verde positivo que marcará tu cuadro. En ese caso, un objetivo mejor redactado sería “fumar cero cigarrillos hoy” u “hoy soy no fumador”. En ambos casos, una respuesta positiva sí se corresponde con el verde.

 

También tienes ejemplos numéricos en ambos sentidos. Todo lo que tienes que hacer es copiar la fila que te interese del tipo de indicador que quieres replicar y pegarlo en el indicador nuevo, fijar los valores que consideras objetivo y aceptable, y comenzar a medir. Si superas o igualas el objetivos estarás en verde, si caes entre los valores objetivo y aceptable estarás en amarillo, y si quedas por debajo del aceptable estarás en rojo, o viceversa, según el tipo de objetivo numérico.

 

 

Consejos para fijar los objetivos y hacer el seguimiento:

 

En este artículo te daba algunas pautas básicas para fijar objetivos. Te decía que lo que necesitas es que sea específico, concreto, que esté bien definido; que sea medible, para que puedas saber si efectivamente lo has alcanzado, y que sea relevante para ti, por aquello de que la vida es corta y no te sobra tiempo para desperdiciarlo en cosas irrelevantes.

 

Además de las recomendaciones de los párrafos anteriores, también es importante que a la hora de definir tus objetivos te apoyes en reglas claras de actuación, es decir, en aquellas cosas que te permitan definir sin ninguna duda cómo el objetivo es alcanzable. Por ejemplo, decir que ahorrarás más cada mes no es una regla clara. Decir que de cada nómina que te paguen dedicarás un 5% a tu plan de pensiones sí es una regla clara, fija, que no admite dudas de su aplicación, y que hasta puedes automatizar (lo que ayuda aún más a implementarla). Si además lo fijas a tu identidad, ya es el objetivo ideal. Por ejemplo, no es lo mismo decir que yo tengo que ahorrar a decir que soy una persona ahorradora, no te impulsa de la misma forma a actuar.

 

Otro aspecto que es fundamental es la revisión semanal. No es suficiente con una revisión rápida cada día: el sentarte cada fin de semana durante media hora a revisar tu desempeño, extraer los aprendizajes y tomar medidas correctoras, es un paso muy necesario para mantener el sistema funcionando de forma óptima y aportándote los beneficios que esperas. Además, analizando de cuando en cuando el desempeño de varias semanas podrás detectar áreas nuevas de mejora, a medida que estabilizas tus hábitos. Si estás cumpliendo con un objetivo de forma sistemática durante mucho tiempo, es el momento de plantearse si es lo suficientemente ambicioso, o de si ha llegado el momento de enfocar el trabajo en otra área.

 

Por último, te recomiendo que no satures de indicadores el cuadro de mando personal, al menos en un principio. Lo ideal es trabajar en aplicar sólo un nuevo hábito cada semana o quincena, o incluso cada mes si el hábito es complicado, y enfocarse en no más de 3 indicadores por área de mejora. Yo te diría que empieces a trabajar el cuadro con 5 indicadores y un hábito en total, mientras te haces con el sistema, y poco a poco ir mejorando desde ahí. Es preferible enfocarse en pocas cosas, pero asegurándote que las ejecutas y mides, y construir sobre eso, que querer abarcar mucho y sabotear el sistema por intentar medir demasiadas cosas en un día y agobiarse (que me ha pasado).

 

Al final, la herramienta es algo personal y lo importante es que te resulte de utilidad para verificar el seguimiento de tus planes y poder hacer correcciones o rediseñar el plan si es necesario, o detectar áreas de mejora futuras. Parametrízala como quieras, empieza a usarla ¡y espero que te sirva!

 

Recuerda suscribirte al blog para poder acceder a contenido exclusivo y descargarte la herramienta, y si tienes dudas sobre su utilización, escríbeme a eligiraut@gmail.com.

 

Abrazos y ¡disfruta tu cambio!