Herramientas para hacer seguimiento II: El cuadro de mando personal (cont.)

Continúo compartiendo contigo esta semana mi experiencia con el cuadro de mando personal

 

¡Hola cambiadora! ¿Cómo ha ido tu semana? ¿Cómo estás, cambiador? El artículo de esta semana te llegará un poco tarde si estás en España, en la madrugada del martes, en lugar del lunes. Pero esta semana estoy de vacaciones en Colombia, visitando a mi familia, y por ello para mí aún es la noche del lunes.

 

La semana pasada comenzamos a hablar del cuadro de mando personal como herramienta fundamental de seguimiento, para ejecutar tu visión o estrategia vital o tus proyectos de cambio y mejora.

 

Aunque te recomendé entonces el libro Búscate la vida: Coaching y Cuadro de Mando Personal para ser más feliz para ayudarte a determinar tu visión, esta semana he encontrado este artículo que te puede ayudar a llegar allí en menos tiempo. Te recuerdo que aunque no tengas aún una estrategia vital, el cuadro de mando personal también te puede ayudar a hacer seguimiento de tus planes de cambio, utilizando indicadores de gestión de proyectos personales concretos.

 

En cualquier caso, el hacer seguimiento y medir tus progresos es lo que te permite mantenerte alerta sobre los avances y aprendizajes de las cosas que son importantes para tí, y saber que les estás dedicando el tiempo que se merecen, además de corregir tu plan a tiempo cuando lo necesites.

 

[Tweet “Si quieres mejorarlo, tienes que monitorizarlo”]

 

 

La herramienta del cuadro de mando personal:

 

A partir de mis experiencias con cuadro de mandos corporativos, me he creado una herramienta de cuadro de mando personal que me permite monitorizar a diario mis progresos en mi estrategia vital y proyectos de cambio. En ella incluyo desde indicadores – como el peso, o los gastos diarios o el desvío de esos gastos contra el presupuesto, o los suscriptores al blog – hasta el control de hábitos a implantar – como minutos diarios de ejercicio o de meditación o páginas a estudiar – pasando por la ejecución de tareas completas de mi plan, o por la revisión de cómo vivo mis valores – contabilizando, por ejemplo, a cuantas personas he podido ayudar en un día. Como ves, incluyo aspectos de salud, desarrollo personal, finanzas, interesados, aprendizajes y proyectos específicos.

 

Los aspectos fundamentales de esta herramienta que resultan de utilidad para mí son:

  • Las pistas visuales: He incorporado semáforos a cada indicador, lo que me permite de un vistazo ver si voy bien o mal en una semana determinada en ejecutar lo que es importante para mí.
  • La revisión periódica: Puedo ver en un sólo sitio todo lo que es necesario que haga en un día para avanzar en mis proyectos o en mi estrategia vital. No necesito más que una alarma en el móvil 3 veces al día para recordarme lo que aún me queda por hacer en términos de rutinas diarias, y son revisiones muy rápidas. Por supuesto que sigo necesitando un calendario para mis citas y una lista de tareas que reviso también varias veces al día, pero todas las rutinas diarias importantes quedan fijadas en el cuadro.

 

He adaptado mi herramienta a un modelo genérico que puedes empezar a utilizar desde este momento para crearte tu cuadro de mando personal.

 

Comparto contigo una hoja de cálculo con un ejemplo del cuadro de mando personal en el área de acceso exclusivo para suscriptores, que confío te sirva para trabajar tu seguimiento. Si aún no te has suscrito, ¿a qué esperas?

 

Herramienta cuadro de mando personal de ejemplo
Herramienta cuadro de mando personal de ejemplo

 

He fusionado los cuatro aspectos del cuadro de mando que comentamos la semana pasada (formación y crecimiento, procesos internos, interesados y finanzas) con las diez áreas vitales que te recomendaba trabajar en la estrella de la mejora. He incluido además algunos indicadores de ejemplo,con formatos parametrizados, para que puedas copiar el formato.

 

En mi opinión, hay dos tipos de indicadores:

  • Los que mides con una opción de Sí/No: Como si has ejecutado hoy o no alguna tarea de tu proyecto de cambio
  • Los que mides con un número: Que puede que te interese que sea menor que algo (como el peso o las calorías a ingerir en un día, que quieres que sean menores que las quemadas) o mayor que algo (como los minutos de ejercicio diarios)

 

En la herramienta tienes un ejemplo de cada tipo. En el caso que el indicador sea Sí/No, el semáforo está parametrizado para que se ponga verde con el sí y rojo con el no. Eso obliga que cada objetivo de ese tipo que te pongas tenga que tener una redacción en positivo. Por ejemplo, no sirve ponerte como objetivo “No fumar hoy”, porque entonces tu pregunta de control será: “¿he fumado hoy?”, y la respuesta del “sí” no se correspondería con el color verde positivo que marcará tu cuadro. En ese caso, un objetivo mejor redactado sería “fumar cero cigarrillos hoy” u “hoy soy no fumador”. En ambos casos, una respuesta positiva sí se corresponde con el verde.

 

También tienes ejemplos numéricos en ambos sentidos. Todo lo que tienes que hacer es copiar la fila que te interese del tipo de indicador que quieres replicar y pegarlo en el indicador nuevo, fijar los valores que consideras objetivo y aceptable, y comenzar a medir. Si superas o igualas el objetivos estarás en verde, si caes entre los valores objetivo y aceptable estarás en amarillo, y si quedas por debajo del aceptable estarás en rojo, o viceversa, según el tipo de objetivo numérico.

 

 

Consejos para fijar los objetivos y hacer el seguimiento:

 

En este artículo te daba algunas pautas básicas para fijar objetivos. Te decía que lo que necesitas es que sea específico, concreto, que esté bien definido; que sea medible, para que puedas saber si efectivamente lo has alcanzado, y que sea relevante para ti, por aquello de que la vida es corta y no te sobra tiempo para desperdiciarlo en cosas irrelevantes.

 

Además de las recomendaciones de los párrafos anteriores, también es importante que a la hora de definir tus objetivos te apoyes en reglas claras de actuación, es decir, en aquellas cosas que te permitan definir sin ninguna duda cómo el objetivo es alcanzable. Por ejemplo, decir que ahorrarás más cada mes no es una regla clara. Decir que de cada nómina que te paguen dedicarás un 5% a tu plan de pensiones sí es una regla clara, fija, que no admite dudas de su aplicación, y que hasta puedes automatizar (lo que ayuda aún más a implementarla). Si además lo fijas a tu identidad, ya es el objetivo ideal. Por ejemplo, no es lo mismo decir que yo tengo que ahorrar a decir que soy una persona ahorradora, no te impulsa de la misma forma a actuar.

 

Otro aspecto que es fundamental es la revisión semanal. No es suficiente con una revisión rápida cada día: el sentarte cada fin de semana durante media hora a revisar tu desempeño, extraer los aprendizajes y tomar medidas correctoras, es un paso muy necesario para mantener el sistema funcionando de forma óptima y aportándote los beneficios que esperas. Además, analizando de cuando en cuando el desempeño de varias semanas podrás detectar áreas nuevas de mejora, a medida que estabilizas tus hábitos. Si estás cumpliendo con un objetivo de forma sistemática durante mucho tiempo, es el momento de plantearse si es lo suficientemente ambicioso, o de si ha llegado el momento de enfocar el trabajo en otra área.

 

Por último, te recomiendo que no satures de indicadores el cuadro de mando personal, al menos en un principio. Lo ideal es trabajar en aplicar sólo un nuevo hábito cada semana o quincena, o incluso cada mes si el hábito es complicado, y enfocarse en no más de 3 indicadores por área de mejora. Yo te diría que empieces a trabajar el cuadro con 5 indicadores y un hábito en total, mientras te haces con el sistema, y poco a poco ir mejorando desde ahí. Es preferible enfocarse en pocas cosas, pero asegurándote que las ejecutas y mides, y construir sobre eso, que querer abarcar mucho y sabotear el sistema por intentar medir demasiadas cosas en un día y agobiarse (que me ha pasado).

 

Al final, la herramienta es algo personal y lo importante es que te resulte de utilidad para verificar el seguimiento de tus planes y poder hacer correcciones o rediseñar el plan si es necesario, o detectar áreas de mejora futuras. Parametrízala como quieras, empieza a usarla ¡y espero que te sirva!

 

Recuerda suscribirte al blog para poder acceder a contenido exclusivo y descargarte la herramienta, y si tienes dudas sobre su utilización, escríbeme a eligiraut@gmail.com.

 

Abrazos y ¡disfruta tu cambio!

Herramientas para hacer seguimiento I: El cuadro de mando personal

A partir de este artículo comparto contigo herramientas que me han resultado útiles para hacer seguimiento de mi cambio, empezando por el cuadro de mando personal

 

¡Hola cambiadora! ¿Qué tal te va? ¿Cómo estás tú, cambiador? Yo he disfrutado mucho esta semana de los Sanfermines, pero aún así, he estado trabajando en esta página, para facilitar mi diálogo contigo, además de en el blog.

 

Esta semana me gustaría hablarte de un aspecto que considero fundamental en cualquier proceso o proyecto de cambio, como es hacer seguimiento. Es decir, revisar frecuentemente cómo vas desempeñando tu plan.

 

Cuando hablamos de cómo planificar el cambio, ya mencioné la importancia de tener mecanismos de seguimiento para controlar el avance de tus proyectos, y el seguimiento también era un ingrediente básico de nuestra receta simple para cambiar con éxito.

 

No sirve de nada definir extraordinariamente bien unos objetivos o diseñar un plan chulísimo si luego no haces seguimiento periódico de cómo vas cumpliendo los objetivos y el plan, comparas dónde estás con dónde deberías estar, y corriges el rumbo si es necesario. Sin hacer ese seguimiento puedes acabar muy lejos de donde originalmente te habías planteado.

 

 

[Tweet “Lo que no se mide no se consigue”]

 

Esto lo sé por experiencia, porque el seguimiento es mi punto débil en lo referente a mis procesos de cambio y con la gestión de proyectos en general, me cuesta mucho hacer revisiones periódicas al estar muy involucrada en la ejecución. Así que es un tema que he ido trabajando consistentemente en el último año, y espero compartir contigo mis aprendizajes al respecto.

 

Parte de los aprendizajes los he extraído del mundo corporativo. Me he fijado en herramientas utilizadas por las empresas para el seguimiento y las he adaptado a mi cambio personal. Y la primera herramienta de la que quiero hablarte es del cuadro de mando personal.

 

 

¿Qué es un cuadro de mando?

 

El cuadro de mando integral es una herramienta presentada por Robert S. Kaplan y David P. Norton en el libro El Cuadro de Mando Integral: The Balanced Scoreboard. Nace como una necesidad de ir más allá de los sistemas de seguimiento tradicionales enfocados en el desempeño financiero de las empresas, e incluye otros aspectos que es necesario vigilar en los entornos altamente competitivos que ha traído la era de la información.

 

“El Cuadro de Mando Integral complementa los indicadores financieros de la actuación pasada con medidas de los inductores de actuación futura. Los objetivos e indicadores de Cuadro de Mando se derivan de la visión y estrategia de una organización”. Kaplan & Norton

 

Partiendo de esa premisa, estos autores presentan esta herramienta como una estructura para llevar la estrategia de la empresa a términos operativos, enfocándose en cuatro áreas:

 

Estructura del cuadro de mando. Fuente: "Cuadro de Mando Integral", Kaplan & Norton, 1996
Estructura del cuadro de mando. Fuente: “Cuadro de Mando Integral”, Kaplan & Norton, 1996

 

Es decir, que el cuadro de mando integral permite una visión tanto hacia el interior de la empresa (personas y procesos) como al exterior (clientes y accionistas), y manteniendo tanto la visión en el desempeño actual como en el crecimiento futuro.

 

Actualmente los cuadros de mando han evolucionado hasta convertirse en complejas herramientas de reporte recurrente, tomando información de todas las áreas de la empresa para evaluar su desempeño. A medida que se incrementan las exigencias de accionistas, clientes, mercados y reguladores y el número de interesados en las operaciones de la empresa (comunidades locales, proveedores, socios, etc.) los objetivos e indicadores que es necesario medir también aumentan.

 

Llevo varios años de experiencia con la implantación de cuadros de mando corporativos y he comprobado de primera mano su utilidad. Sólo midiendo el desempeño de forma recurrente se pueden observar las desviaciones respecto a lo planificado y corregir las acciones para poder cumplir el plan. Además, un seguimiento histórico permite observar tendencias en los procesos internos que podrán dar lugar a planes de mejora, o en los comportamientos de clientes que puedan abrir oportunidades a nuevos mercados. Es decir, que es una herramienta que no sólo permite observar la implantación de la estrategia presente, sino que da orientaciones sobre cómo diseñar la estrategia futura.

 

 

El cuadro de mando personal

 

Un ejercicio similar lo puedes hacer con tu vida. Si tienes ya clara cuál es tu estrategia vital, la visión de tu futuro, puedes hacer paralelismos entre el cuadro de mando corporativo y el personal. Lo importante es preguntarte cómo medirás los siguientes puntos:

  • Formación y crecimiento: ¿Qué necesitas aprender y qué habilidades desarrollar para alcanzar tu visión?
  • Procesos internos: ¿Cómo debes cuidarte para mantenerte aportando valor?
  • Interesados: ¿Qué puedes hacer para mejorar las relaciones importantes de tu vida?
  • Finanzas: ¿Cómo puedes incrementar tu satisfacción con los aspectos financieros y prácticos en general de tu vida?

 

Si no tienes clara cuál es tu estrategia vital o tu visión, el libro Búscate la vida: Coaching y Cuadro de Mando Personal para ser más feliz puede ayudarte.

 

Cómo llevar lo anterior a términos operativos, depende de cuál sea tú estrategia vital. Por ejemplo, en el plano financiero, puede interesarte medir si tus ahorros se incrementan, pero si estás invirtiendo, también querrás medir los ingresos provenientes de las inversiones y el retorno de esa inversión. Y en términos de cuidado personal, pueden incluirse aspectos físicos, mentales, emocionales o espirituales, lo que tu necesites según tu visión.

 

Por ejemplo, yo mido habitualmente en el aspecto físico mi peso, las horas de sueño (porque tiendo a dormir poco cuando estoy muy ocupada), los kilómetros que camino a diario y el tiempo dedicado al resto del ejercicio físico que hago. Esto es suficiente para mí, pero si fuera una atleta olímpica, tendría que medir muchísimas más cosas en lo relativo a mi cuerpo y ejercicio (masa muscular, masa adiposa, repeticiones de cada ejercicio diferente, etc.).

 

Lo importante es poder llevar los objetivos de cada aspecto a algo que puedas medir cada día o como mínimo cada semana. Y que te crees un sistema que te permita mantener vigilancia sobre esos objetivos de manera recurrente. En mi caso, tengo alarmas en el móvil para recordarme que tengo que revisar mi sistema periódicamente, porque además mi sistema funciona como recordatorio de los hábitos que estoy trabajando a diario.

 

Puede que en tu caso no te interese medir la implantación de una estrategia vital porque aún no la tienes, sino que sólo quieres verificar el seguimiento de tus planes de cambio. Mi cuadro de mando incluye también indicadores de gestión de proyectos personales concretos. Al final, la herramienta es algo personal y lo importante es que te resulte de utilidad para verificar el seguimiento de tus planes y poder hacer correcciones o rediseñar el plan si es necesario, o detectar áreas de mejora futuras.

 

La semana que viene te contaré más sobre mi cuadro de mando personal y cómo lo utilizo, y entraré en detalle sobre esos indicadores de gestión de proyectos, y te dejaré en el área de contenido exclusivo un ejemplo para tu uso. Entretanto, puedes dedicar la semana a pensar en tu estrategia y en qué te gustaría medir, ¡y a suscribirte para no perderte el contenido y las herramientas que vendrán!

 

Abrazos y ¡disfruta tu cambio!

 

 

¿Cómo planifico mi cambio? (Parte II)

¡Buenos días, cambiadora! ¿Cómo ha ido la semana, cambiador?

La semana pasada hablamos de la diferencia entre un proceso de cambio y un proyecto de cambio, comenté recomendaciones generales para la planificación de proyectos y la gestión de lista de tareas, y comencé a describirte las fórmulas que utilizo para planificar el cambio con mis proyectos, comenzando por la hoja de ruta. Esta semana te traigo las otras dos fórmulas que quedaron pendientes:

 

II.- El modelo de planificación natural:

Este modelo lo presenta David Allen en su libro “Organízate con eficacia (Nuevos paradigmas)“, donde propone que el cerebro de forma natural planifica los proyectos siguiendo estos 5 pasos:

 

Planificar el cambio: Planificación natural
Planificación natural

 

David Allen aclara que, aunque este es el modelo natural del cerebro para planificar, no siempre es el método que seguimos, bien porque no definimos claramente los principios del proyecto o su alcance, o no visualizamos el éxito, o no organizamos adecuadamente los pasos, o no definimos los responsables para ejecutar la acción siguiente, etc.

Este método lo he utilizado en el pasado para planificar la búsqueda y cambio de empleo. Aunque no siempre tienes claro todo lo que quieres (propósitos y principios) cuando empiezas con la búsqueda, al menos hay ciertos parámetros dentro de los que te mueves: ubicación geográfica, sector en el que quieres trabajar…

Generalmente tienes más claro lo que no quieres, el tipo de trabajo que no estás dispuesto a hacer, por ejemplo. Lo que necesitas es tener suficiente información para poder visualizarte exitoso, en el trabajo que te gustaría. Esta visualización, a su vez, te dará también información sobre lo que quieres y lo que no.

Por ejemplo, si al visualizarte en lo que consideras un trabajo exitoso, de la forma más realista posible, te das cuenta de que puede tocarte hacer a diario algo que no te gusta, como vestirte de una forma determinada, ése es un elemento de información a considerar: ¿es un principio inamovible no vestirte de esa forma, o estás dispuesto a hacerlo si te compensa de otra manera?

Recordando lo que te comentaba sobre visualización en mi artículo sobre cómo generar el cambio, si la visualización no te encaja, tienes que hacerle caso a esa parte de ti que no está convencida, o buscar la forma de convencerla (siguiendo el ejemplo, visitiéndote por unos días de esa forma que no te gusta, y demostrándote que no es tan malo como pensabas).

Lo siguiente es hacer la lluvia de ideas, listar todo lo que se te ocurre que puedas hacer o haya que hacer: actualizar el Curriculum Vitae, recordando toda tu experiencia laboral; hacer una lista de webs y redes sociales de búsqueda de empleo que te interesan y darte de alta en esas webs; elegir empresas objetivos, buscar contactos dentro de esas empresas e investigar sobre ellas; escribir cartas de presentación; crear una web que recoja tu experiencia laboral; hablar con tus amigos y conocidos sobre lo que buscas por si saben de algo; si buscas en otro país, averiguar qué permisos, papeles y requisitos necesitas y qué consecuencias supone el cambio, etc.

Sin censurar, es el momento de poner allí todas las ideas que se te ocurran, por descabelladas que sean, que ya habrá tiempo de descartarlas en la fase de organización, ya que eso que en un primer momento puede parecerte absurdo, puede llevarte a otra idea más interesante. Puedes utilizar mapas mentales, dibujos, esquemas, lo que resulte más eficiente para despertar tu creatividad.

Por ejemplo, si bailas fatal y se te ocurre la idea de aplicar al puesto de instructora de baile que está disponible en la clase de salsa para jubiladas de tu tía, puede parecer absurdo, pero puede llevarte a recordar que el nuevo novio de tu tía tiene una pequeña empresa en la que sí podría haber trabajo de lo tuyo.

A continuación, toca organizar todas esas ideas en una lista de tareas, en la forma que a tí te resulte más útil (lista en papel, hoja de cálculo, aplicación o web, etc.), pero que sea un instrumento efectivo de trabajo. Ahora sí es el momento de descartar las ideas que no te parezcan practicables, y de separar las tareas esenciales de las complementarias (te quedas con la tarea de hablar con el novio de tu tía).

En línea con el ejemplo, actualizar el CV es una tarea esencial, y hacerlo bien te puede reportar muchísimo beneficio, sería una de las tareas prioritarias. Pero no es necesario colgarlo en 10 webs diferentes de empleo: es preferible seleccionar las 2 o 3 que más retorno te pueden dar, averigua cuáles son las más populares o utilizadas por los seleccionadores en tu sector, y enfócate en colgar el CV y mantenerlo vivo y gestionar tu participación en esas webs o redes sociales.

Por último, de esas tareas, escoge la que puedas realizar ya, y ponte a ello. Si no hay ninguna que puedas realizar en este momento, es porque a tu lista le falta alguna tarea. Si tu siguiente tarea es escribir una carta de presentación para una empresa, pero no sabes a quién dirigirla dentro de la empresa ni de qué forma tu experiencia puede ayudarle, tu siguiente tarea es realmente averiguar esas cosas.

Este método tiene la ventaja de ayudarte a prever desde el principio todo lo que te puede hacer falta para completar el proyecto, y de que al utilizar la visualización, refuerza tu autoconfianza en finalizarlo. En todo caso, la ejecución constante e inmediata, y la revisión y actualización del plan es lo que te llevará a alcanzar tu objetivo.

 

Acceso contenido exclusivo

 

Cuando ya tienes el plan:

Y ahora que tu plan está elaborado, lo que te queda es ejecutarlo, y revisarlo periódicamente para saber que vas en la línea correcta. Sobre la ejecución y monitorización hablaré con más detalle en el futuro, pero lo importante ahora es que busques alguna forma de medir el progreso que puedas revisar con frecuencia y que empieces a trabajar en tu proyecto. Cambia YA. No esperes a otro momento, haz algo HOY.

¿Te parece que soy pesada con eso? Es que tengo que serlo. No te imaginas la cantidad de planes que he hecho que no he llevado a buen puerto por no ejecutarlos de forma inmediata, continua o por no hacer un seguimiento claro del cumplimiento de los objetivos. Es una lección que he aprendido con dificultad y que aún me esfuerzo a diario por no olvidar.

Cita Patton

 

 

Lo ideal es que te pongas el hábito de hacer todos los días una tarea de tu proyecto personal. Mejor si es una tarea pequeña. Lo importante es que te crees el hábito de avance continuo, tengas o no ganas, que te hará llegar más lejos que trabajar un montón cuando te llegue la motivación o la inspiración. Porque al final del día, todos tenemos muchísimas cosas que hacer, y si esperamos el momento adecuado para trabajar en esos proyectos, nos encontramos con que no nos llega. Lo mejor es priorizarlos, darle un lugar de lujo en nuestra agenda: todos los días dedica un rato cada mañana a avanzarlos, por pequeño que sea el rato, y al final de la semana habrás conseguido más que esperando la motivación (aunque suponga madrugar un poco más cada mañana).

Sobre este tema de los hábitos te contaré más en artículos venideros, porque supone la piedra angular del cambio generado. Y porque las investigaciones sobre hábitos nos han traído recientemente muchas buenas noticias acerca de cómo conseguir nuestras metas.

Espero que esta semana puedas comenzar a planificar tu proyecto de cambio y que estas metodologías te resulten de ayuda. Soy consciente de que me había comprometido a hacer que el cambio fuera divertido, y que los últimos artículos han sido un poco “densos”. A mi planificar me divierte (ejecutar y seguir es lo que me cuesta), me ilusiona y me hace sentir que creo algo positivo, pero esa soy yo, y puede que a ti no te pase lo mismo. Si es así, puede venirte bien compartir el proceso de planificación del proyecto con un apoyo cercano, ponerte retos (esta semana tendré lista mi lluvia de ideas, la semana que viene la lista, etc.) y que esa persona te anime a alcanzarlos.

Me gustaría conocer tu opinión y experiencias, y despejar tus dudas sobre planificar el cambio. Puedes comentar en el espacio habilitado en este artículo, o si prefieres hacerlo en privado, utilizando el formulario de contacto.

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Gracias por leerme, abrazos y ¡disfruta tu cambio!

¿Cómo planifico mi cambio? (Parte I)

¡Buenos días, cambiadora! ¿Cómo ha ido la semana? ¿Y cómo ha ido tu verano, cambiador?

Después de un largo y necesario descanso estival, dedicado a avanzar en otros proyectos vitales, retomo las publicaciones del blog, esperando que en este tiempo hayas podido reflexionar un poco sobre lo que te he contado hasta ahora, y que te encuentres esperando un nuevo artículo ansiosamente.

En un artículo anterior comencé a contarte cómo generar un cambio deseado y qué herramientas utilizo para ello: Definir objetivos, indicadores de medición y sistemas de seguimiento; construirte la identidad de la persona capaz de cambiar, visualizarte y creértelo. También comenté que el siguiente paso es planificar el cambio: elaborar un plan de acción, que es de lo que comenzaremos a hablar esta semana.

 

 

Planes, planes…

 

Pues bien, ese plan de acción puede tener dos formas diferentes según lo que quieras implantar: si se trata de un proceso de cambio o de un proyecto de cambio.

¿Te parece que es lo mismo? Es habitual que utilicemos ambos términos indistintamente sin detenernos a pensar que hay una diferencia básica:

Diferencia entre proceso y proyecto
Diferencia entre proceso y proyecto

Esto se entiende mejor con ejemplos:

*) Si lo que quieres es cambiar de trabajo, lo tuyo es un proyecto. Es algo que se inicia en el momento en que decides cambiarte, y que se acabará cuando efectivamente te hayas incorporado a un nuevo trabajo. Podrás hacerlo varias veces a lo largo de tu vida, pero cada vez que lo hagas tendrá características únicas, porque buscarás un objetivo diferente en cada nuevo empleo, empresas diferentes y casi seguro utilizarás herramientas diferentes. Los pasos que tienes que hacer son principalmente no repetitivos: analizas cuál te gustaría que fuera tu próximo trabajo, qué te gustaría hacer o que te sientes capacitado para hacer, qué puedes aportar, buscas ofertas que se relacionen con ese trabajo, preparas CV y carta de presentación, etc. Aunque algunas de estas tareas pueden parecer repetitivas, ya que al optar a diferentes ofertas elaboras varias cartas de presentación, lo cierto es que cada carta es única.

*) Si lo que quieres es mantenerte en buena forma física, lo tuyo es un proceso. Lo que necesitas es establecer hábitos recurrentes que te lleven a alcanzar ese objetivo: hacer ejercicio tantas veces a la semana, comer tantas piezas de frutas y vegetales al día, disminuir azúcares y grasas en tu alimentación… Tendemos a pensar, por ejemplo, que si quiero adelgazar tantos kilos eso es un proyecto, porque tiene un inicio y un fin, pero lo cierto es que lo inicias y repites las mismas tareas día tras día, e incluso cuando has alcanzado tu meta, no puedes abandonar esos hábitos del todo, los adaptas para mantenerte en ese peso (disminuyendo un poco el ejercicio, por ejemplo), pero los tienes que seguir practicando indefinidamente.

Te cuento esta diferencia porque según de lo que se trate, las estrategias para conseguir el éxito son distintas, así como el plan a desarrollar.

Cuando hablamos de un proceso, lo que necesitas es determinar los hábitos a fomentar o cambiar, y agendar el tiempo para adquirirlos y “rutinizarlos”. Sobre este tema nos concentraremos en un artículo futuro. Hoy, vamos a enfocarnos en los proyectos.

 

 

Cuando lo que tengo es un proyecto:

 

Para planificar el cambio por proyectos hay varias fórmulas. Yo he utilizado las tres que describo más abajo en un momento u otro; aunque he conocido más y de vez en cuando pruebo otras nuevas, considero que estas son de las más efectivas. Si conoces otras que te han resultado más eficaces, me encantaría conocer tu opinión, y agradecería muchísimo que nos describieras tus fórmulas y resultados obtenidos en la sección de comentarios al final de este artículo.

En cualquier caso, el desarrollo del plan tendrá como resultado final una lista de tareas que tienes que ejecutar, o tu proyecto no se concretará. Resumiendo:

 

Planificar el cambio

 

Para gestionar y refinar la lista de tareas, considero muy recomendable tener en cuenta lo siguiente:

*) Las tareas deben comprender acciones que puedas realizar YA. Si en tu lista no hay ninguna que puedas realizar en este momento, es porque le falta alguna tarea. Es preferible que la lista sea exhaustiva y contenga todo lo que es necesario hacer para cumplir el plan.
     +) Si en mi lista tengo la tarea de ir al mercado, pero no puedo ir porque no tengo dinero en efectivo, tendré que tener una tarea previa de ir al cajero a sacar dinero.

*) Separar las tareas que consideras esenciales (las imprescindibles para que el proyecto avance) de las complementarias (aquellas que pueden mejorar el proyecto, pero que éste no se detiene si no las haces). Éstas pueden convertirse en esenciales en algún momento del proyecto, así que conviene revisarlas periódicamente.
     +) Es esencial que genere contenido y escriba artículos si quiero que este blog funcione, pero su aspecto visual es complementario por ahora. Si más adelante detecto que el aspecto visual está espantando a mis lectores, entonces modificarlo se convertirá en tarea esencial.

*) Dentro de las tareas esenciales, prioriza aquellas que cumplan con la regla de Pareto: las que con el 20% del esfuerzo puedan proporcionarte el 80% del resultado (puedes encontrar más información sobre este tema aquí). Estas serán las primeras tareas a realizar (prioridad 1), el resto de tareas esenciales serán prioridad 2, y las tareas complementarias prioridad 3. Enfócate en ejecutar las tareas prioritarias, y no pases a las siguientes hasta haberlas acabado, como recomienda Warren Buffet.

*) Es conveniente identificar el nivel de energía necesario para hacer una tarea (alto, medio, bajo) y el tiempo estimado de realización, ya que te ayudará a decidir qué tarea es preferible ejecutar en un momento dado, según el tiempo disponible y el nivel de energía que tengas.

*) Necesitas un mecanismo de seguimiento que te permita visualizar si la tarea ha finalizado o está en curso y cuánto tiempo le has dedicado. Yo suelo utilizar hojas de cálculo para gestionar mis listados, porque puedo añadir columnas con estas variables y filtrar lo que quiero ver en un momento dado (por proyecto, por semana, etc.).

*) Es beneficioso bloquear tiempo cada día al inicio del día, para trabajar en las 3 tareas esenciales y prioritarias que más beneficio puedan aportar a tus proyectos (personales o laborales). De esa forma, si ocurren emergencias o interrupciones, habrás trabajado lo más posible en el avance de tus prioridades.

*) Es preferible que las tareas estén redactadas de forma que incluyan la evidencia que las da por finalizadas, el entregable que resulta de las mismas, y que puedan ejecutarse en un tiempo relativamente corto, menos de 2h, por ejemplo.
     +) Podemos caer en la tentación de poner como tarea “Preparar la presentación del proyecto X” y que estimemos una duración de 8h, pero será más gestionable si dividimos esa tarea en otras 6 de 1-2h, como “Preparar el esquema”, “Recopilar los resultados”, ”Escribir el texto”, “Preparar los gráficos”, “Armar la presentación”, “Revisar la presentación”. Cada una de estas tiene un entregable o resultado claro, y al poder hacerse en bloques de tiempo menores, nos resulta más fácil luego encontrar el hueco en la agenda diaria para ejecutarlas.

Como recomendación final, concientizate de que todos los planes requieren revisión y flexibilidad. Las emergencias ocurren, Murphy ataca, las agendas cambian. Ejecuta y haz seguimiento periódico del avance de tu plan, mantente fiel al objetivo final y así podrás permitirte los cambios necesarios sin flagelarte.

 

 

¿Y cómo genero la lista de tareas?

 

Veamos a continuación tres fórmulas que recomiendo para planificar proyectos:

I.- Las hojas de ruta:
Esta fórmula resulta útil para alcanzar objetivos de tipo numérico, yo la he utilizado para mi plan de ahorro. Quien mejor la describe, a mi parecer, es uno de mis mentores favoritos, Matt Theriault, en uno de sus podcasts sobre libertad financiera. La mecánica es sencilla: Al final de una hoja escribe tu meta, por ejemplo, la cantidad de ahorro mensual que quieres alcanzar, supongamos que sea 500 euros. Ese es tu objetivo. En la línea superior a esa, escribe el hito principal inmediatamente anterior a ese, por ejemplo, 400 euros. Sigue repitiendo hasta que tengas 5 hitos principales. Es decir, tu hoja sería algo como esto:

 

Ejemplo hoja ruta
Ejemplo de hoja de ruta

Una vez definidos tus hitos principales, te concentras sólo en el primer hito, y por ahora, te olvidas de los demás. Entonces, la siguiente pregunta es cuáles serían los cinco hitos menores que necesitas conseguir para alcanzar ese hito principal de ahorrar 50 euros al mes. Estos hitos menores ya no serán algo numérico, sino más bien acciones o eventos que producen esos resultados. Por ejemplo, reducir los gastos de servicios, eliminar la compra de revistas, etc.

El siguiente paso sería hacer una lista de pasos fáciles, que se puedan implementar de inmediato, para conseguir esos hitos menores. Por ejemplo, para reducir los gastos en servicios, puedes empezar desde ya a cuidar más el gasto de luz, desenchufando los aparatos que se quedan en standby, o los cargadores ociosos. Tienen que llevarte a una lista de tareas muy sencilla y que puedas empezar a implementar en el momento, y que te permita avanzar un poco cada día.

Y a continuación, enfócate sólo en ejecutar esas tareas, hasta que consigas tu primer hito menor. Y una vez conseguido ese hito menor (reducir gastos de servicios), pues te enfocas en el siguiente (eliminar compra de revistas) repitiendo el proceso (siguiendo el ejemplo, la lista podría empezar por cancelar suscripciones a revistas).

Lo que se consigue con una mecánica tan sencilla es que cosechas éxitos de inmediato y eso te genera movimiento continuo, te coloca en un ciclo constructivo, en el camino a tus objetivos, y te genera autoconfianza. Da igual si los pasitos son pequeños, vas dando varios al día, y eso también te ayuda a construir la identidad de alguien que consigue sus objetivos, que se mueve hacia sus metas.

Cuando has conseguido tu primer hito principal de ahorrar 50 euros al mes, repites el proceso, definiendo 5 hitos menores (acciones) que te lleven a ahorrar 100 euros al mes, y luego la lista de pasos necesaria para alcanzar los hitos menores. Y así sucesivamente.

Puedes fijarte fechas para alcanzar el objetivo final o los hitos intermedios, o no, depende de ti, pero lo fundamental de esta técnica es el movimiento continuo. También es una técnica fácil de aplicar, porque no siempre podemos ver lo que necesitamos hacer para llegar al objetivo final, y puede agobiarnos la magnitud de la tarea, pero suele ser fácil saber lo que tenemos que hacer para alcanzar los hitos menores, y generalmente son acciones que podemos emprender de inmediato o que necesitan un pequeño aprendizaje para arrancar, y eso facilita su ejecución y disminuye el riesgo de parálisis o procrastinación.

 

planificar trabajo Thatcher

 

Bueno cambiadora, cambiador, voy a dejarlo hasta aquí por hoy, porque aún tengo muchas cosas que contarte de este tema y se me va a quedar un artículo muuuy largo. La próxima semana continuaré explicando las otras dos fórmulas que utilizo para planificar proyectos. Entretanto, si has utilizado la hoja de ruta, me gustaría conocer tu opinión y experiencias, y también tus comentarios respecto a la lista de tareas y tus dudas. Puedes comentar en el espacio habilitado en este artículo, o si prefieres consultar en privado, utilizando el formulario de contacto.

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