¿Cómo planifico mi cambio? (Parte I)

¡Buenos días, cambiadora! ¿Cómo ha ido la semana? ¿Y cómo ha ido tu verano, cambiador?

Después de un largo y necesario descanso estival, dedicado a avanzar en otros proyectos vitales, retomo las publicaciones del blog, esperando que en este tiempo hayas podido reflexionar un poco sobre lo que te he contado hasta ahora, y que te encuentres esperando un nuevo artículo ansiosamente.

En un artículo anterior comencé a contarte cómo generar un cambio deseado y qué herramientas utilizo para ello: Definir objetivos, indicadores de medición y sistemas de seguimiento; construirte la identidad de la persona capaz de cambiar, visualizarte y creértelo. También comenté que el siguiente paso es planificar el cambio: elaborar un plan de acción, que es de lo que comenzaremos a hablar esta semana.

 

 

Planes, planes…

 

Pues bien, ese plan de acción puede tener dos formas diferentes según lo que quieras implantar: si se trata de un proceso de cambio o de un proyecto de cambio.

¿Te parece que es lo mismo? Es habitual que utilicemos ambos términos indistintamente sin detenernos a pensar que hay una diferencia básica:

Diferencia entre proceso y proyecto
Diferencia entre proceso y proyecto

Esto se entiende mejor con ejemplos:

*) Si lo que quieres es cambiar de trabajo, lo tuyo es un proyecto. Es algo que se inicia en el momento en que decides cambiarte, y que se acabará cuando efectivamente te hayas incorporado a un nuevo trabajo. Podrás hacerlo varias veces a lo largo de tu vida, pero cada vez que lo hagas tendrá características únicas, porque buscarás un objetivo diferente en cada nuevo empleo, empresas diferentes y casi seguro utilizarás herramientas diferentes. Los pasos que tienes que hacer son principalmente no repetitivos: analizas cuál te gustaría que fuera tu próximo trabajo, qué te gustaría hacer o que te sientes capacitado para hacer, qué puedes aportar, buscas ofertas que se relacionen con ese trabajo, preparas CV y carta de presentación, etc. Aunque algunas de estas tareas pueden parecer repetitivas, ya que al optar a diferentes ofertas elaboras varias cartas de presentación, lo cierto es que cada carta es única.

*) Si lo que quieres es mantenerte en buena forma física, lo tuyo es un proceso. Lo que necesitas es establecer hábitos recurrentes que te lleven a alcanzar ese objetivo: hacer ejercicio tantas veces a la semana, comer tantas piezas de frutas y vegetales al día, disminuir azúcares y grasas en tu alimentación… Tendemos a pensar, por ejemplo, que si quiero adelgazar tantos kilos eso es un proyecto, porque tiene un inicio y un fin, pero lo cierto es que lo inicias y repites las mismas tareas día tras día, e incluso cuando has alcanzado tu meta, no puedes abandonar esos hábitos del todo, los adaptas para mantenerte en ese peso (disminuyendo un poco el ejercicio, por ejemplo), pero los tienes que seguir practicando indefinidamente.

Te cuento esta diferencia porque según de lo que se trate, las estrategias para conseguir el éxito son distintas, así como el plan a desarrollar.

Cuando hablamos de un proceso, lo que necesitas es determinar los hábitos a fomentar o cambiar, y agendar el tiempo para adquirirlos y “rutinizarlos”. Sobre este tema nos concentraremos en un artículo futuro. Hoy, vamos a enfocarnos en los proyectos.

 

 

Cuando lo que tengo es un proyecto:

 

Para planificar el cambio por proyectos hay varias fórmulas. Yo he utilizado las tres que describo más abajo en un momento u otro; aunque he conocido más y de vez en cuando pruebo otras nuevas, considero que estas son de las más efectivas. Si conoces otras que te han resultado más eficaces, me encantaría conocer tu opinión, y agradecería muchísimo que nos describieras tus fórmulas y resultados obtenidos en la sección de comentarios al final de este artículo.

En cualquier caso, el desarrollo del plan tendrá como resultado final una lista de tareas que tienes que ejecutar, o tu proyecto no se concretará. Resumiendo:

 

Planificar el cambio

 

Para gestionar y refinar la lista de tareas, considero muy recomendable tener en cuenta lo siguiente:

*) Las tareas deben comprender acciones que puedas realizar YA. Si en tu lista no hay ninguna que puedas realizar en este momento, es porque le falta alguna tarea. Es preferible que la lista sea exhaustiva y contenga todo lo que es necesario hacer para cumplir el plan.
     +) Si en mi lista tengo la tarea de ir al mercado, pero no puedo ir porque no tengo dinero en efectivo, tendré que tener una tarea previa de ir al cajero a sacar dinero.

*) Separar las tareas que consideras esenciales (las imprescindibles para que el proyecto avance) de las complementarias (aquellas que pueden mejorar el proyecto, pero que éste no se detiene si no las haces). Éstas pueden convertirse en esenciales en algún momento del proyecto, así que conviene revisarlas periódicamente.
     +) Es esencial que genere contenido y escriba artículos si quiero que este blog funcione, pero su aspecto visual es complementario por ahora. Si más adelante detecto que el aspecto visual está espantando a mis lectores, entonces modificarlo se convertirá en tarea esencial.

*) Dentro de las tareas esenciales, prioriza aquellas que cumplan con la regla de Pareto: las que con el 20% del esfuerzo puedan proporcionarte el 80% del resultado (puedes encontrar más información sobre este tema aquí). Estas serán las primeras tareas a realizar (prioridad 1), el resto de tareas esenciales serán prioridad 2, y las tareas complementarias prioridad 3. Enfócate en ejecutar las tareas prioritarias, y no pases a las siguientes hasta haberlas acabado, como recomienda Warren Buffet.

*) Es conveniente identificar el nivel de energía necesario para hacer una tarea (alto, medio, bajo) y el tiempo estimado de realización, ya que te ayudará a decidir qué tarea es preferible ejecutar en un momento dado, según el tiempo disponible y el nivel de energía que tengas.

*) Necesitas un mecanismo de seguimiento que te permita visualizar si la tarea ha finalizado o está en curso y cuánto tiempo le has dedicado. Yo suelo utilizar hojas de cálculo para gestionar mis listados, porque puedo añadir columnas con estas variables y filtrar lo que quiero ver en un momento dado (por proyecto, por semana, etc.).

*) Es beneficioso bloquear tiempo cada día al inicio del día, para trabajar en las 3 tareas esenciales y prioritarias que más beneficio puedan aportar a tus proyectos (personales o laborales). De esa forma, si ocurren emergencias o interrupciones, habrás trabajado lo más posible en el avance de tus prioridades.

*) Es preferible que las tareas estén redactadas de forma que incluyan la evidencia que las da por finalizadas, el entregable que resulta de las mismas, y que puedan ejecutarse en un tiempo relativamente corto, menos de 2h, por ejemplo.
     +) Podemos caer en la tentación de poner como tarea “Preparar la presentación del proyecto X” y que estimemos una duración de 8h, pero será más gestionable si dividimos esa tarea en otras 6 de 1-2h, como “Preparar el esquema”, “Recopilar los resultados”, ”Escribir el texto”, “Preparar los gráficos”, “Armar la presentación”, “Revisar la presentación”. Cada una de estas tiene un entregable o resultado claro, y al poder hacerse en bloques de tiempo menores, nos resulta más fácil luego encontrar el hueco en la agenda diaria para ejecutarlas.

Como recomendación final, concientizate de que todos los planes requieren revisión y flexibilidad. Las emergencias ocurren, Murphy ataca, las agendas cambian. Ejecuta y haz seguimiento periódico del avance de tu plan, mantente fiel al objetivo final y así podrás permitirte los cambios necesarios sin flagelarte.

 

 

¿Y cómo genero la lista de tareas?

 

Veamos a continuación tres fórmulas que recomiendo para planificar proyectos:

I.- Las hojas de ruta:
Esta fórmula resulta útil para alcanzar objetivos de tipo numérico, yo la he utilizado para mi plan de ahorro. Quien mejor la describe, a mi parecer, es uno de mis mentores favoritos, Matt Theriault, en uno de sus podcasts sobre libertad financiera. La mecánica es sencilla: Al final de una hoja escribe tu meta, por ejemplo, la cantidad de ahorro mensual que quieres alcanzar, supongamos que sea 500 euros. Ese es tu objetivo. En la línea superior a esa, escribe el hito principal inmediatamente anterior a ese, por ejemplo, 400 euros. Sigue repitiendo hasta que tengas 5 hitos principales. Es decir, tu hoja sería algo como esto:

 

Ejemplo hoja ruta
Ejemplo de hoja de ruta

Una vez definidos tus hitos principales, te concentras sólo en el primer hito, y por ahora, te olvidas de los demás. Entonces, la siguiente pregunta es cuáles serían los cinco hitos menores que necesitas conseguir para alcanzar ese hito principal de ahorrar 50 euros al mes. Estos hitos menores ya no serán algo numérico, sino más bien acciones o eventos que producen esos resultados. Por ejemplo, reducir los gastos de servicios, eliminar la compra de revistas, etc.

El siguiente paso sería hacer una lista de pasos fáciles, que se puedan implementar de inmediato, para conseguir esos hitos menores. Por ejemplo, para reducir los gastos en servicios, puedes empezar desde ya a cuidar más el gasto de luz, desenchufando los aparatos que se quedan en standby, o los cargadores ociosos. Tienen que llevarte a una lista de tareas muy sencilla y que puedas empezar a implementar en el momento, y que te permita avanzar un poco cada día.

Y a continuación, enfócate sólo en ejecutar esas tareas, hasta que consigas tu primer hito menor. Y una vez conseguido ese hito menor (reducir gastos de servicios), pues te enfocas en el siguiente (eliminar compra de revistas) repitiendo el proceso (siguiendo el ejemplo, la lista podría empezar por cancelar suscripciones a revistas).

Lo que se consigue con una mecánica tan sencilla es que cosechas éxitos de inmediato y eso te genera movimiento continuo, te coloca en un ciclo constructivo, en el camino a tus objetivos, y te genera autoconfianza. Da igual si los pasitos son pequeños, vas dando varios al día, y eso también te ayuda a construir la identidad de alguien que consigue sus objetivos, que se mueve hacia sus metas.

Cuando has conseguido tu primer hito principal de ahorrar 50 euros al mes, repites el proceso, definiendo 5 hitos menores (acciones) que te lleven a ahorrar 100 euros al mes, y luego la lista de pasos necesaria para alcanzar los hitos menores. Y así sucesivamente.

Puedes fijarte fechas para alcanzar el objetivo final o los hitos intermedios, o no, depende de ti, pero lo fundamental de esta técnica es el movimiento continuo. También es una técnica fácil de aplicar, porque no siempre podemos ver lo que necesitamos hacer para llegar al objetivo final, y puede agobiarnos la magnitud de la tarea, pero suele ser fácil saber lo que tenemos que hacer para alcanzar los hitos menores, y generalmente son acciones que podemos emprender de inmediato o que necesitan un pequeño aprendizaje para arrancar, y eso facilita su ejecución y disminuye el riesgo de parálisis o procrastinación.

 

planificar trabajo Thatcher

 

Bueno cambiadora, cambiador, voy a dejarlo hasta aquí por hoy, porque aún tengo muchas cosas que contarte de este tema y se me va a quedar un artículo muuuy largo. La próxima semana continuaré explicando las otras dos fórmulas que utilizo para planificar proyectos. Entretanto, si has utilizado la hoja de ruta, me gustaría conocer tu opinión y experiencias, y también tus comentarios respecto a la lista de tareas y tus dudas. Puedes comentar en el espacio habilitado en este artículo, o si prefieres consultar en privado, utilizando el formulario de contacto.

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Gracias por leerme, abrazos y ¡disfruta tu cambio!

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